--- title: Usprawnij zarządzanie zamówieniami dzięki systemowi OMS description: Jak usprawnić zarządzanie zamówieniami e-commerce, korzystając z systemu OMS? Przeczytaj nasz artykuł i zobacz jakie to proste! --- [Blog | E-commerce | Linker Cloud - platforma dla e-commerce ](https://linkercloud.com/pl/blog/ecommerce) # [Usprawnij zarządzanie zamówieniami dzięki systemowi OMS](https://linkercloud.com/pl/blog/ecommerce/usprawnij-zarzadzanie-zamowieniami-dzieki-systemowi-oms) Autor: [Jolanta Piłatowska](https://linkercloud.com/pl/blog/ecommerce/author/jolanta-pilatowska) | 2025-03-19 17:11:46 Realizacja zamówień to wieloetapowy proces, często uzależniony od kilku zmiennych. I chociaż wydaje się, że kontrolowanie go jest zadaniem z jednej strony oczywistym, a z drugiej łatwym do osiągnięcia, to okazuje się, że wiele firm wciąż boryka się z problemami w tym obszarze. Właściciele e-commerce, hurtownie, a nawet operatorzy logistyczni – wszyscy szukają narzędzi i metod, które pomogą im usprawnić zarządzanie zamówieniami tak, by osiągnąć dwa cele: zrealizować obietnicę zakupową, dostarczając paczkę do klienta końcowego i zoptymalizować czas oraz koszty całego procesu. Odpowiedzią na te potrzeby jest system OMS (Order Management System).   ## Co to jest OMS (Order Management System)?  System OMS, czyli system zarządzania zamówieniami, to kompleksowe narzędzie, które pozwala zapanować nad sprzedażą wielokanałową i obsługą zamówień internetowych w ogóle. Jest integratorem i agregatorem:   1. w pierwszej kolejności łączy wszystkie wykorzystywane kanały sprzedaży, używane rozwiązania i narzędzia w jedną, płynnie działającą i wymieniającą się informacjami całość 2. w drugiej automatycznie zbiera i kategoryzuje zamówienia spływające z wielu kanałów sprzedaży, a także pozwala monitorować ich status w procesie realizacji.  A to jedynie telegraficzny skrót jego możliwości.  ## Przegląd podstawowych funkcjonalności OMS   System zarządzania zamówieniami (OMS) nie byłby postrzegany jako game changer dla biznesów e-commerce czy firm logistycznych (3PL), gdyby nie lista jego funkcjonalności. To one sprawiają, że jest narzędziem niezwykle wszechstronnym i praktycznie niezastąpionym w codziennej pracy. Przeanalizujmy kilka z nich.   ### Warstwa integracyjna  Różnorodność i mnogość rozwiązań, na których opiera się sektor e-commerce, to jednocześnie fascynujące zjawisko i przekleństwo dla wszystkich podmiotów, które mają z nimi do czynienia.   Marketplace’y (platformy sprzedażowe), silniki sklepów internetowych, kurierzy, systemy ERP i WMS – to właściwie minimum składowych, z których korzystają firmy e-commerce, hurtownie czy operatorzy logistyczni. Więc nie oszukujmy się: im bardziej rozdrobniony podział na kolejne narzędzia, tym trudniej je obsłużyć, a ryzyko błędu rośnie. Przełączanie się między wieloma systemami, ręczne dodawanie czy przesyłanie danych, aktualizacja statusów, zajmują bardzo dużo czasu. A przy rosnącej sprzedaży i zamówieniach liczonych w setkach lub tysiącach, każda minuta jest na wagę złota.   System OMS eliminuje ten problem, ponieważ pozwala na połączenie i korzystanie ze wszystkich wymienionych wyżej elementów w jednym miejscu. Stanowi warstwę integracyjną, dzięki której wcześniej niezależne od siebie rozwiązania stają się zsynchronizowanym narzędziem. Wymiana danych dotyczących zamówień między poszczególnymi systemami odbywa się automatycznie, oszczędzając czas i pieniądze.   Niewątpliwą zaletą systemu OMS jest także jego ogromna elastyczność – integracje można ze sobą łączyć w różnych konfiguracjach, dostosowanych do potrzeb biznesu, a nie tylko według z góry narzuconych schematów.  ### Workflow – czyli planowanie przebiegu procesu realizacji  Sprzedaż wielokanałowa jest kopalnią możliwości – pozwala dotrzeć do większej grupy odbiorców i dywersyfikuje zyski. Jednocześnie każdy kanał sprzedaży może wymagać nieco innego podejścia operacyjnego. Zazwyczaj jest to podyktowane warunkami stawianymi przez platformę sprzedażową (np. w stosunku do czasu realizacji zamówienia, szczególnie przez duże marketplace takie jak Amazon, Allegro czy eBay) oraz różnicami w oczekiwaniach klientów (np. co do kosztów wysyłki czy rodzaju dostawy).   Z pomocą systemu do zarządzania zamówieniami można zaplanować kilka wariantów procesu realizacji zamówienia, krok po kroku tworząc zależności między kanałem lub rodzajem sprzedaży, a sposobem obsługi. Nadając działaniom operacyjnym określoną strukturę oraz priorytetyzując niektóre z nich, upraszcza się ich przebieg – zatem koniec z wątpliwościami czy opóźnieniami.  Warto zaznaczyć, że przemyślane zdefiniowanie workflow (jednego lub kilku) w systemie OMS powoduje, że zamówienie od razu trafia na odpowiednią ścieżkę realizacji, przyspieszając obsługę.   ### Automatyzacje  Jeśli jest zagadnienie, którego w świecie sprzedaży internetowej nie może zabraknąć, to są to właśnie automatyzacje, znane też jako akcje automatyczne. W połączeniu z wymienionymi wcześniej funkcjonalnościami systemu OMS – warstwą integracyjną i workflow – automatyzacje sprawiają, że powtarzalne, czasochłonne i żmudne etapy procesu realizacji, dzieją się samoczynnie.   Z ich pomocą przesyłanie dokumentów magazynowych i sprzedażowych pomiędzy odbiorcami przestaje być problematyczne. Tak samo jak generowanie faktur, powiadomień mailowych czy dzielenie zamówień. Co więcej, automatyzacje mogą być warunkowane i jako czynność występować tylko wtedy, gdy poprzedzi je określone zdarzenie – np. kiedy podczas składania zamówienia klient wybierze dostawę do automatu paczkowego.   Dobrze skonstruowane automatyzacje pozwalają na lepszą organizację pracy zespołów, nie tylko po stronie administracji, ale także operacji magazynowych.  ### Połącz, rozdziel, wstrzymaj – zamówienia pod kontrolą  Czym byłby system do zarządzania zamówieniami bez opcji łączenia, dzielenia czy wstrzymywania zamówień? W sprzedaży (i w magazynie) zdarzają się rozmaite sytuacje, jak choćby zamówienia od jednego klienta złożone w odstępie kilkunastu minut, towary zlokalizowane w różnych magazynach, a występujące w tym samym zamówieniu lub chwilowy brak jakiegoś produktu na półce.    System OMS poradzi sobie z każdym scenariuszem:  - pozwoli połączyć zamówienia złożone na te same dane  - rozdzieli (nawet automatycznie!) zamówienie na dwa magazyny, jeśli produkty nie znajdują się pod jednym dachem   - a także wstrzyma realizację zamówienia, jeśli okaże się że towaru akurat brak.  Takie funkcjonalności po prostu usprawniają pracę związaną z obsługą zamówień. Obniżają koszty, minimalizują opóźnienia, a przede wszystkim pozwalają utrzymać wysoką satysfakcję klienta dzięki szybkiej i przejrzystej komunikacji.  Z biznesowego punktu widzenia warto wspomnieć jeszcze o możliwości tworzenia zestawów produktów w systemie OMS, dzięki której łatwo rozszerzyć gamę produktów dostępnych w sprzedaży regularnej i/lub skomponować okolicznościowe oferty specjalne.   ## Jak to działa? Przykłady procesów z omówieniem  Jeśli dotychczasowy opis możliwości systemu do zarządzania zamówieniami wydał się intrygujący, to czas na omówienie konkretnych przykładów jego użycia.  ### Zarządzanie zamówieniami za pomocą OMS 1. W rozwijającym się sklepie internetowym Do zilustrowania pierwszego przykładu posłużę się uproszczonym schematem, przedstawiającym niewielki biznes online.   - W przypadku tego sklepu internetowego mamy do czynienia z integracją kilku rozwiązań w systemie zarządzania zamówieniami (OMS) Linker Cloud:  - Od strony sprzedażowej mamy integrację z platformą Allegro  - Od strony operacyjnej mamy natomiast integracje z systemem WMS (służącym do obsługi magazynu), ze stacją pakowania (która jest jednym z dodatkowych komponentów platformy Linker) oraz z programem Subiekt GT, odpowiedzialnym za obsługę dokumentów  - Po złożeniu przez klienta zamówienia na Allegro, zostaje ono automatycznie przekazane do systemu OMS i jest widoczne z jego poziomu.  - Następnie system przesyła do programu Subiekt GT informację, że pojawiło się nowe zamówienie, jednocześnie przekazując mu wszystkie dane zakupowe: rodzaj płatności, dostawy czy stawkę VAT.   - W kolejnym kroku zamówienie przekazywane jest do magazynu, gdzie standardowo odbywa się proces zbierania i pakowania zamówienia.   - W tym przypadku, dzięki wykorzystaniu komponentu Stacja Pakowania, proces ten jest dodatkowo monitorowany – dzięki video lub fotorelacji. Taki materiał jest łączony z konkretnym numerem zamówienia w systemie OMS i można do niego wrócić w każdej chwili. Jest to szczególnie przydatna funkcja w przypadku dyskusji Allegro czy reklamacji związanych z niekompletnym zamówieniem.   - Po spakowaniu zamówienia generowany jest list przewozowy oraz faktura/paragon (w zależności od decyzji klienta).  - W ostatniej fazie system zarządzania zamówieniami przekazuje dokumenty do platformy Allegro, aktualizując status zamówienia, a paczka rusza w drogę.  Trudno oprzeć się wrażeniu, że od momentu złożenia zamówienia do jego wysłania w procesie realizacji sporo się dzieje, a każdy etap jest wspierany przez system zarządzania zamówieniami. Udowadnia to tylko, że OMS realnie wpływa na jakość, czas i koszt obsługi internetowych zamówień.      2. W hurtowni i firmie logistycznej (3PL) Procesy realizacji zamówień, z którymi mierzą się hurtownie czy operatorzy logistyczni zwykle są bardziej skomplikowane niż te spotykane w przeciętnym sklepie internetowym (choć to nie reguła). Zazwyczaj mamy tu już do czynienia z różnorodną bazą klientów, wieloma magazynami oraz większą skalą działania. Za pomocą drugiego przykładu, postaram się zaprezentować wszystkie te czynniki.   - Przygotowanie produktów, to etap w którym klient (producent lub detalista, korzystający z usług fulfillmentowych) organizuje przekazanie towaru do magazynu firmy 3PL.  - Aby firma logistyczna mogła efektywnie obsługiwać realizację zamówień w imieniu swojego klienta, potrzebuje pełnej integracji systemów wykorzystywanych do zarządzania magazynami oraz wszelkich kanałów sprzedaży używanych przez klienta. Ponowie więc OMS pełni rolę łącznika pomiędzy wieloma, niezależnymi rozwiązaniami.  - Przyjęcie towaru klienta na magazyn operatora, to moment w którym następuje synchronizacja stanów magazynowych między systemem OMS, a WMS.   - Nowe zamówienie online – bez względu na miejsce pochodzenia – automatycznie pojawia się w systemie OMS i rozpoczyna proces realizacji zamówienia po stronie operatora, wg. wcześniej zaprojektowanego workflow.   - Dzięki rozbudowanym funkcjonalnościom systemu zarządzania zamówieniami operator może wtedy m.in.:  - Rozdzielić realizację zamówienia pomiędzy kilka lokalizacji – choćby ze względu na rozlokowanie towaru w dwóch lub więcej magazynach  - Wstrzymać realizację zamówienia do czasu uzupełnienia stanów magazynowych, jeżeli brakuje jakiegoś produktu z zamówienia  - Połączyć zamówienia, np. na podstawie danych odbiorcy  - Podobnie jak w pierwszym przykładzie także tutaj system OMS pośredniczy w wymianie danych między systemami ERP i WMS (zbieranie i pakowanie zamówienia, wysyłka oraz obsługa faktur).   - Po dostarczeniu zamówienia do odbiorcy proces może się zakończyć. Jednak wiele firm logistycznych oferuje swoim klientom także obsługę zwrotów – w tym procesie system OMS także bierze udział, aktualizując status zamówienia oraz stany magazynowe.  Im większa skala operacji, tym trudniej jest zapanować nad procesem realizacji zamówień – szczególnie bez odpowiedniego wsparcia. System zarządzania zamówieniami pełni tu kluczową rolę, łącząc sprzedaż i operacje w spójną całość.   ## Dlaczego warto korzystać z systemu OMS?  System zarządzania zamówieniami to rozwiązanie holistyczne - takie, które upraszcza obsługę zamówień internetowych i daje pełną kontrolę nad ich realizacją. To również bardzo elastyczne rozwiązanie, z którego korzystać mogą zarówno sklepy e-commerce, hurtownie jak i operatorzy 3PL.  Choć potrzeby każdej z tych grup są nieco inne, to poprawnie skonfigurowany system OMS może zaspokoić je wszystkie.   ### OMS dla e-commerce  Właściciele e-commerce dzięki systemowi OMS mogą:  - efektywnie zarządzać zamówieniami z wielu kanałów sprzedaży  - zaprojektować proces obsługi zamówień dopasowany do ich potrzeb biznesowych  - wprowadzić automatyzacje powtarzających się czynności  - zintegrować wykorzystywane rozwiązania w jednym miejscu  ### OMS dla hurtowni  Hurtowi dystrybutorzy dzięki systemowi OMS mogą:  - poprawić elastyczność procesu obsługi zamówień przy dużej skali operacji  - zyskać systemowe wsparcie w zarządzaniu operacjami w wielu magazynach  - zoptymalizować koszty działań operacyjnych  - zintegrować wykorzystywane rozwiązania w jednym miejscu  ### OMS dla 3PL  Operatorzy 3PL dzięki systemowi OMS mogą:  - wygodnie zarządzać obsługą zamówień wielu klientów, bez względu na rodzaj działalności  - zapewnić swoim klientom wsparcie w ekspansji cross-border, dzięki integracji z międzynarodowymi marketplace’ami  - zaoferować klientom uproszczony proces onboardingu do systemu OMS  - zintegrować wykorzystywane rozwiązania w jednym miejscu  ## Podsumowanie  Wydajne operacje budują dobrą sprzedaż - bo nawet najlepiej przygotowana oferta, z doskonałymi zdjęciami, barwnym opisem i uczciwą ceną, nie obroni się w starciu z powtarzającymi się, operacyjnymi gafami, jak wydłużający się proces realizacji zamówienia, brak powiadomień mailowych o statusie, opóźnione dostawy, pomylone produkty albo niedopełnione formalności. Na pewno nie w dzisiejszym świecie e-commerce i nie na dłuższą metę.   Dlatego warto zadbać o to, by część operacyjna biznesu była zorganizowana i wspierała działania sprzedażowe - utrzymując zadowolenie klienta oraz jego satysfakcję z zakupu. System OMS jest narzędziem, które pozwala połączyć wszystkie tryby w dobrze naoliwioną maszynę, zdolną do osiągania niesamowitych wyników.   [Wyświetl kompletny wpis](https://linkercloud.com/pl/blog/ecommerce/usprawnij-zarzadzanie-zamowieniami-dzieki-systemowi-oms) ```json { "@context" : "http://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Jolanta Piłatowska" }, "dateModified" : "2025-03-19T17:11:46.985Z", "datePublished" : "2025-03-19T17:11:46Z", "headline" : "Usprawnij zarządzanie zamówieniami dzięki systemowi OMS", "image" : { "@type" : "ImageObject", "height" : 600, "url" : "https://go.linkercloud.com/hubfs/free-shipping.webp", "width" : 1200 }, "mainEntityOfPage" : "https://linkercloud.com/pl/blog/ecommerce/usprawnij-zarzadzanie-zamowieniami-dzieki-systemowi-oms", "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "height" : 60.0, "url" : "https://go.linkercloud.com/hubfs/brand/logo_linker_v2.png", "width" : 255.31915 }, "name" : "Blog | E-commerce" } } ```