W świecie biznesu, faktury są nieodłącznym elementem każdej transakcji. W Polsce zasady fakturowania są ściśle określone przez przepisy prawa, a ich zrozumienie jest kluczowe dla prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej. Niniejszy przewodnik ma na celu wyjaśnienie podstaw fakturowania w Polsce, ze szczególnym uwzględnieniem różnic między fakturami krajowymi a fakturami importowymi/eksportowymi.
Co to jest faktura?
Faktura to dokument potwierdzający sprzedaż towaru lub usługi. Jest to podstawowy dowód księgowy, który służy do rozliczeń podatkowych oraz jako podstawa do zapłaty. W Polsce, faktury muszą spełniać określone wymagania formalne, aby były uznawane za ważne.
Wymagane elementy faktury:
- Numer faktury
- Data wystawienia
- Dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP)
- Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi
- Ilość lub zakres towaru lub usługi
- Cena jednostkowa netto
- Wartość sprzedaży netto
- Stawka podatku VAT
- Kwota podatku VAT
- Wartość sprzedaży brutto (z VAT)
Rodzaje faktur w Polsce:
- Faktura VAT: Standardowa faktura wystawiana przy sprzedaży towarów lub usług z naliczonym podatkiem VAT.
- Faktura bez VAT (ZW): Wystawiana w przypadku zwolnienia z VAT lub gdy nabywcą jest podatnik VAT UE.
- Faktura zaliczkowa: Wystawiana przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, na poczet przyszłej płatności.
- Faktura końcowa: Wystawiana po dostawie towaru lub wykonaniu usługi, korygująca fakturę zaliczkową.
- Faktura korygująca: Wystawiana w celu poprawienia błędów na fakturze pierwotnej.
- Duplikat faktury: Wystawiany na żądanie nabywcy, w przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału.
Faktury krajowe a faktury importowe/eksportowe:
Faktury krajowe są wystawiane w przypadku transakcji między podmiotami mającymi siedzibę w Polsce. Faktury importowe są wystawiane przez zagranicznego dostawcę na rzecz polskiego nabywcy, podczas gdy faktury eksportowe są wystawiane przez polskiego dostawcę na rzecz zagranicznego nabywcy.
Kluczowe różnice:
- Język: Faktury krajowe są wystawiane w języku polskim, podczas gdy faktury importowe/eksportowe mogą być wystawiane w języku obcym, ale często wymagają tłumaczenia na język polski dla celów podatkowych.
- Waluta: Faktury krajowe są wystawiane w złotych polskich (PLN), natomiast faktury importowe/eksportowe mogą być wystawiane w walucie obcej.
- Stawki VAT: W przypadku faktur importowych, podatek VAT jest zwykle rozliczany przez nabywcę zgodnie z zasadami importu, podczas gdy w przypadku faktur eksportowych, dostawa może być zwolniona z VAT lub podlegać stawce 0%.
- Oznaczenia: Faktury eksportowe muszą zawierać dodatkowe oznaczenia, takie jak "eksport towarów" lub "WDT" (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów).
Dodatkowe informacje:
- Progi kwotowe: W przypadku niektórych transakcji, obowiązują progi kwotowe, powyżej których faktura musi być wystawiona w formie elektronicznej (e-faktura).
- Archiwizacja: Faktury muszą być przechowywane przez określony czas, zgodnie z przepisami prawa.
- Programy do fakturowania: Istnieje wiele programów komputerowych, które ułatwiają wystawianie i zarządzanie fakturami, takich jak Subiekt GT.
Zrozumienie zasad fakturowania w Polsce jest niezbędne dla każdego przedsiębiorcy. Właściwe wystawianie faktur gwarantuje zgodność z przepisami prawa, ułatwia rozliczenia podatkowe i pomaga budować profesjonalny wizerunek firmy.
Pamiętaj, że przepisy podatkowe mogą ulegać zmianom, dlatego zawsze warto być na bieżąco i w razie wątpliwości skonsultować się z doradcą podatkowym.